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FAQs: Las responsabilidades personales de los Administradores de las sociedades mercantiles

Es muy frecuente que nuestros clientes nos pregunten sobre las responsabilidades en que los administradores de sociedades mercantiles incurren por el mero hecho de ostentar dicho cargo. Por otro lado, cuando nuestros profesionales dan una charla, hacen una presentación o una clase sobre Derecho Mercantil o Societario, ésta es una cuestión recurrente.

Para arrojar un poco de luz sobre este tema, hemos elaborado una PREGUNTAS FRECUENTES sobre el tema, con sus correspondientes RESPUESTAS. Estas preguntas responden a lo que normalmente clientes y no clientes nos preguntan acerca de las responsabilidades de los administradores de sociedades. Queremos señalar hemos utilizado conscientemente un lenguaje poco jurídico, de mera divulgación, para hacer más accesible la información relevante que, por supuesto, está basada estrictamente en criterios y textos legales, así como en la práctica mercantil.

RESPONSABILIDADES LEGALES DE LOS ADMINISTRADORES DE COMPAÑÍAS MERCANTILES

FAQs

(frequently asked questions / preguntas frecuentes)

1. ¿Quién se considera Administrador?

a. En términos legales, “administrador” NO es quién administra (una empresa en sentido laxo o coloquial) sino quién pertenece al órgano de administración de una sociedad, quién ha sido elegido para desempeñar el cargo de Administrador.

b. Como las sociedades mercantiles (entre otras, las SA –o sociedades anónimas- y las SL –o sociedades de responsabilidad limitada-) pueden tener como órgano social o de gobierno un Administrador Único, dos o más Administradores (solidarios –que pueden actuar independientemente unos de otros- o mancomunados –que actúan firmando necesariamente más de uno a la vez) o un Consejo de Administración (formado por tres personas como mínimo), la condición de Administrador recae en las personas que ocupan cualquier de estos cargos en una sociedad.

c. Por tanto, en sentido legal tan Administrador es un Administrador Único como un vocal de un Consejo de Administración.

2. ¿Existen miembros de órganos sociales de gobierno que no sean Administradores?

a. Sí. Es perfectamente posible, y no infrecuente, que el cargo de Secretario del Consejo de Administración (con responsabilidades formales acentuadas) recaiga en un Abogado experto en Derecho Mercantil. En muchos casos, ese Abogado que asume la Secretaría del Consejo es elegido como “Secretario no Consejero”, por su posición no exactamente coincidente con la de los otros consejeros (que pueden representar accionistas, por ejemplo, o ser consejeros independientes, etc.).

b. Aunque sea Secretario no Consejero, el abogado que asume dicho cargo asume también responsabilidades, tanto profesionales como personales, pero son de naturaleza distinta a las responsabilidades de los consejeros.

3. ¿Cómo se accede a la condición de Administrador?

a. El proceso de adquirir la condición de Administrador está basado en el cumplimiento estricto de diversas formalidades y en el respeto a requisitos diversos, como es que no concurran en la persona nombrada causas de incompatibilidad que le imposibiliten ser Administrador. Es necesaria la intervención de un fedatario público (Notario).

b. Uno debe ser elegido especialmente por acuerdo de la Junta General de Accionistas o Socios para desempeñar el cargo de que se trate (administrador único, administrador solidario o mancomunado o consejero).

c. La persona que acepta el cargo ve como el acuerdo y la aceptación acceden al Registro Mercantil, donde quedan inscritas. A partir de ese momento, su condición de administrador es pública y de fácil conocimiento, como lo son las cuentas de la compañía (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria, informe de auditoría, en su caso, etc.).

d. En el caso del Consejo de Administración, las personas que vayan a integrarlo son escogidas por la Junta General, que les nombra Consejeros (y desde ese momento, pues, Administradores) pero es el propio Consejo, en la primera reunión que tenga a partir de ese momento, el que decide cómo se reparten los cargos en el seno del propio Consejo (Presidente, Vicepresidente, Secretario, vocales, Consejero Delegado).

4. ¿Cómo se deja la condición de Administrador?

a. El Administrador deja de serlo:

i. Por transcurso del plazo para el que fue nombrado.

ii. Por dimisión del Administrador.

iii. Por cese, decidido por la Junta General.

b. En el caso del Consejo de Administración, las personas salientes son destituidas por la Junta General. El Consejo de Administración puede acordar, mientras tanto, que una determinada persona ya no reúne la condición de Consejero Delegado y pasa a ser vocal, puesto que es el Consejo quien reparte los cargos dentro de su seno entre las personas escogidas como Consejeros por la Junta General.

c. En tanto en cuanto su cargo esté inscrito en el Registro Mercantil, cualquier tercero lo considerará Administrador a todos los efectos (especialmente a efectos de las responsabilidades del mismo.

d. En todo caso, el proceso de dejar de ser Administrador está sujeto a diversas formalidades que, de no respetarse, pueden conllevar que una persona que dimitió o fue cesada como Administrador continúe asumiendo responsabilidades que, en puridad, no le corresponderían.

5. Como cuestión previa, ¿es verdad que los Administradores responden o pueden responder ante accionistas o socios, trabajadores y proveedores (comerciales, financieros o de otro tipo) o acreedores en general? ¿Qué pasa con la limitación de responsabilidad que otorga la forma jurídica de SA o SL? ¿Qué alcance tienen las responsabilidades pecuniarias?

a. Los administradores pueden responder (y, de hecho responden cuando hay problemas) ante accionistas o socios, ante los trabajadores de la compañía y los proveedores y acreedores de todo tipo y condición (comerciales, administraciones públicas, etc.).

b. La responsabilidad concreta de los administradores debe ser evaluada y cuantificada de forma distinta y muy detallada en función del tipo de responsabilidad que se tiene, la legislación aplicable y los hechos y sus evidencias.

c. La limitación de responsabilidad que otorga operar como SA o SL quiebra ante actuaciones imprudentes o de mala fe que puedan atribuirse personalmente a los Administradores, aunque su actuación se haya materializado en actividades realizadas desde una SA o SL. Por tanto, la limitación de responsabilidad, como saben bien los Administradores que avalan a sus sociedades antes entidades de crédito, tiene límites; no constituye una patente de corso.

d. Cuando se considera al Administrador responsable de un daño patrimonial, éste responde (de acuerdo a lo establecido en el Código Civil) con todos sus bienes presentes y futuros.

e. Cuando se considera al Administrador responsable de la comisión de algún delito (por acción o incluso por omisión) las responsabilidades no son solamente patrimoniales sino personales. Se responde con la libertad o el patrimonio propios.

6. ¿Qué tipos de responsabilidades tiene un Administrador?

a. Societarias o mercantiles (derivadas de la aplicación de las leyes que regulan las SA o las SL, del Código de comercio, de la Ley Concursal, etc.) y civiles (por daños evaluables económicamente inflingidos a terceros).

b. Tributarias.

c. Laborales y de Seguridad Social.

d. Administrativas.

e. Penales.

7. ¿Qué son las responsabilidades mercantiles? ¿En qué consisten?

a. Son las establecidas en la legislación mercantil, especialmente en las leyes que regulan las SA y SL y en la Ley Concursal.

b. Requisitos de las responsabilidades genéricas de los Administradores establecidas en las leyes de SA y SL:

i. La producción de un perjuicio a la sociedad, a los socios o a los acreedores sociales.

ii. El incumplimiento de determinadas obligaciones que le son impuestas por la ley. En particular, la de disolver la sociedad ante determinadas situaciones que afectan a la solvencia de la compañía (pérdidas). Puede comportar la responsabilidad personal por deudas del Administrador solidaria con las deudas de la sociedad, si no se cumplen ciertas formalidades (inactividad del Administrador).

iii. Existencia de un acto ilícito de los Administradores, contrario a la ley, a los estatutos o realizado sin la diligencia debida, o una actuación imprudente del Administrador, que origine un daño a la sociedad. Entre el acto lesivo de los administradores y el daño producido debe existir una relación de causalidad y debe poder probarse mediante evidencias de las aceptadas en Derecho.

iv. Administradores responsables: administradores de derecho (todos los miembros del órgano de administración, con cargo vigente e inscrito en el registro  mercantil) y administradores de hecho (quienes controlan la gestión social, sin ocupar formalmente el cargo).

c. Exoneración de responsabilidad:

i. no exonera de responsabilidad la circunstancia de que el acto o acuerdo lesivo haya sido aprobado, autorizado o ratificado, por la junta general de socios o accionistas

ii. falta de intervención del administrador en la adopción y/o ejecución del acto o acuerdo lesivo

iii. desconocimiento del acuerdo o acto lesivo

iv. conducta tendente a evitar el daño

v. oposición expresa del administrador al acto o acuerdo

d. Ejemplos de responsabilidades relacionadas con o derivadas de la Ley Concursal:

i. La Ley Concursal establece deberes de anticipación ante situaciones de insolvencia actual o inminente y, por tanto, instituye sanciones graves por incumplimiento.

ii. Si se aprecia que el concurso es culpable (con mala fe o imprudencia grave) los Administradores pueden quedar inhabilitados, responder subsidiariamente por deudas sociales (aunque solidariamente entre ellos) o perder sus derechos frente a la masa, por ejemplo.

iii. Casos que determinan la calificación del concurso como culpable:

1. Incumplimiento de la obligación de llevanza de la contabilidad.

2. Simulación de situación patrimonial.

3. Inexactitud grave en los documentos presentados por el deudor.

4. Alzamiento de bienes en perjuicio de acreedores.

5. Desaparición fraudulenta de bienes.

6. Apertura de liquidación de la empresa por incumplimiento del convenio.

iv. Obvio es que aparte de lo anterior, pueden derivarse responsabilidades de carácter penal, revisadas más adelante (delitos tales como insolvencias punibles, falsedades, delito societario, etc.).

8. ¿Tienen los Administradores responsabilidades tributarias?

a. En primer lugar, la normativa establece que quienes tienen atribuidas las funciones de gestión y representación de las personas jurídicas responden subsidiariamente tanto de las deudas tributarias derivadas de la comisión de infracciones tributarias de la entidad que gestionen como de aquéllas que, en caso de cese de actividad, queden pendientes.

b. En segundo lugar, adicionalmente, los Administradores responden con carácter solidario de las obligaciones tributarias derivadas de infracciones de las que fuesen los causantes o en las que hayan colaborado.

c. En caso de delito fiscal (aquellas infracciones tributaria que por su gravedad son calificadas como delitos) de personas jurídicas, son los Administradores quienes responden personalmente ante la jurisdicción penal.

d. Gran parte de estas responsabilidades se minimizan siempre y cuando la sociedad, mediante sus Administradores, cumpla escrupulosamente las formalidades establecidas en la legislación.

9. ¿Tienen los Administradores responsabilidades laborales y de Seguridad Social?

a. Sí. Hay establecidas en estas materias responsabilidades similares a las indicadas en el apartado anterior, especialmente en lo tocante a las obligaciones para con la Seguridad Social, que es tratada a efectos de la responsabilidad como la propia Hacienda Pública.

b. En casos extremos, las responsabilidades derivadas de cuestiones laborales y de Seguridad Social pueden ser originadas por conductas calificadas incluso de delito, cuestión que será tratada en el apartado de las responsabilidades penales.

10. ¿Tienen los Administradores responsabilidades administrativas, más allá de las tributarias y las laborales y de Seguridad Social?

a. Es posible, siempre que puedan atribuírseles responsabilidades por una actuación personal concreta en la que concurra imprudencia o mala fe.

b. A modo de ejemplo se citan las siguientes materias, profusamente legisladas, que generan a las empresas, y por ende a sus administradores en última instancia, diversas responsabilidades: protección de datos, presencia en Internet, control de cambios, legislación medioambiental, legislación urbanística,… Todas estas obligaciones son impuestas en principio a las empresas pero existen diversos casos que pueden acabar con responsabilidades derivadas a los Administradores.

11. ¿Tienen los Administradores responsabilidades penales?

a. Efectivamente. Téngase en cuenta, como regla general, que las personas jurídicas (las SA o SL, por ejemplo) NO delinquen. Son las personas físicas las que, aunque sea en ejercicio de su cargo de Administrador, actúan y pueden delinquir. A una SA no se la puede detener ni procesar o encarcelar. A su Administrador sí.

b. Existen responsabilidades penales de los Administradores que tienen su origen en responsabilidades de otro género (tributario, laboral,…).

c. Por ejemplo, si la empresa incurre en delito fiscal, el Administrador será perseguido personalmente, con independencia de que la sociedad responda de la parte económica ante la Hacienda Pública.

d. Otros ejemplos: delitos contra los derechos de los trabajadores, delitos contra la propiedad intelectual o industrial, accidentes de trabajo en casos de ausencia de medidas de seguridad o delitos contra el medioambiente. Es común que se exijan responsabilidades a los Administradores más allá de la reparación de los daños causados.

e. Finalmente, también pueden ser penales las responsabilidades de los Administradores derivadas de casos de insolvencias de la empresa en las que concurra mala fe o imprudencia en la gestión.

12. ¿Qué medidas pueden tomarse para minimizar las responsabilidades de los Administradores?

a. Asegurarse que la sociedad de la que son Administradores actúa dentro de la Ley y con respeto a las numerosas formalidades impuestas por la legislación vigente.

b. Asegurarse de que la gestión de la sociedad se encomienda a empleados y profesionales leales, competentes y honestos.

c. Dedicar el tiempo, el esfuerzo y los conocimientos necesarios para: (i) ser conscientes de las responsabilidades de los Administradores, (ii) entender el contenido y trascendencia de los documentos legales que deben producir y firmar los Administradores y (iii) controlar la gestión de la compañía, directamente o por medio de otros profesionales y/o empleados, pero involucrándose activamente y en todo momento, aunque desde su posición de Administradores y no gestores, en los asuntos de la empresa que administran.

d. Cumplir y hacer cumplir estrictamente todas las formalidades que las diversas leyes y normativas imponen a las empresas. Muchas veces, la responsabilidad del Administrador deriva de no haber observado los procedimientos y cautelas que la legislación impone (particularmente en temas tributarios o de Seguridad Social).

e. Concertar seguros para cubrir las responsabilidades civiles (los daños a terceros) causados por la actuación negligente o ilegal del Administrador.

f. Contar con un Abogado experto en Derecho Mercantil para que preste al Administrador personalmente asesoramiento legal fin de evaluar cómo se está trabajando.

13. ¿Qué estrategias NO sirven de nada, o sirven de bien poco, para mitigar la responsabilidad de los Administradores?

a. No informarse de los problemas y de la marcha de la empresa. El “yo no sabía”, “nadie me informó” y fórmulas similares no son eficaces para mitigar responsabilidades. De hecho, en muchas ocasiones no las evitan en absoluto porque se exige del Administrador una doble responsabilidad: la derivada de la obligación de “vigilar” lo que pasa en la empresa e incluso la de elegir a las personas o los procedimientos adecuados para evitar incumplimientos legales.

b. No estar presente en las reuniones de Consejo de Administración o de Junta General y, por tanto, no votar, si es que se conocen los hechos que van a discutirse o las decisiones que van a someterse a votación y no se ajustan a Derecho.

c. Incluso habiendo votado en contra de un acuerdo del Consejo o de la Junta, que resulte manifiestamente ilegal o ilegítimamente perjudicial para un tercero, no haber emprendido las acciones necesarias para evitar o minimizado el daño derivado de dicha decisión, cuando se llega a tener conocimiento de los hechos (o se deberían haber conocido). El Administrador debe activamente tomar las iniciativas que procedan para evitar el daño, aunque votase en contra de la decisión ilegal o generadora de responsabilidad. Para protegerse, se exige, pues, una actitud activa, o incluso pro-activa, que evite ilegalidades.

Nota importante: este documento tiene una voluntad meramente divulgadora y, por tanto, utiliza términos y expresiones que en un informe jurídico en regla deberían quizás matizarse o utilizarse en sentido más estricto. Este breve escrito no sustituye a la necesidad de consultar con un abogado experto en las materias que se tratan a fin de valorar hechos concretos y sus consecuencias jurídicas, así como para implementar las medidas correctoras que cada situación pueda requerir.

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